Menos errores, más eficiencia: el papel de SAP S/4HANA en el futuro de la logística

En el dinámico sector del Transporte y la Logística, la precisión en el cumplimiento es esencial para garantizar la eficacia operativa, reducir los costes innecesarios y reforzar la confianza con clientes y socios. No obstante, errores frecuentes en las operaciones - como cálculos incorrectos de tarifas, impuestos mal aplicados y divergencias contractuales - sin embargo, representan un gran desafío para las empresas del sector.

La importancia de procesos logísticos eficientes nunca ha sido tan evidente. Según el informe de Allied Market Research, el mercado mundial de la logística se situó en torno a los 7,6 billones de dólares en 2017 y alcanzará aproximadamente los 12,9 billones de dólares hasta 2027.registrando un crecimiento anual del 6,5% en ese período. Este avance refleja la creciente necesidad de operaciones logísticas más eficientes e integradas, por lo que la gestión financiera debe acompañar esta evolución para garantizar la competitividad y la sostenibilidad.

Más, como evitar que los errores en la financiación comprometan la rentabilidad y la fiabilidad de la operación? E ¿cómo garantizar una mayor precisión sin aumentar la carga operativa del equipo?

La respuesta está en la automatización inteligente y en la integración de datos en tiempo real. Soluciones tecnológicas avanzadas como SAP S/4HANAhacen que el cumplimiento logístico sea más preciso, ágil y sin fallos manuales, permitiendo que las empresas operen con más previsibilidad y seguridad financiera.

En este artículo exploramos las principales causas de error en los fallos logísticos, los ventajas de la automatización con SAP S/4HANA y buenas prácticas para minimizar los errores en este proceso.

¡Buena lectura!

Principales causas de error en el cumplimiento logístico 

En el sector del Transporte y la Logística, la financiación no es sólo una cuestión financiera, sino también una cuestión estratégica para mantener operaciones eficientes, márgenes seguros y conformidad normativa. Sin embargo, también es habitual que las empresas se enfrenten a errores en este proceso, provocando retrasos en los pagos, la devolución y hasta sanciones físicas.

A continuación, destacamos cinco de las principales causas de error en la fabricación logística y su impacto directo en la operación:

1. Dependencia de procesos manuales

• Muchas empresas aún realizan cálculos y lanzamientos de combustible de forma manual, ya sea mediante plantillas o sistemas poco integrados. Este modelo hace que las operaciones sean lentas, susceptibles a errores humanos y desalentadas por la complejidad del sistema; 
• El impacto geriátrico se traduce en retrabajo frecuente, cobranzas indebidas y demora en la emisión de grasas; 
• Para evitarlo, es necesario dotarse de sistemas automatizados que integren datos de transporte, pedidos y tributos, garantizando que la información se procesa correctamente desde el origen de la operación. 

1. Divergencias entre contratos y faturamento

• En el transporte de cargas, las tarifas variables, los impuestos adicionales y las cláusulas contractuales específicas deben reflejarse con precisión en el contrato. Cuando hay desconexión entre los contratos y los valores cobrados, se producen disputas con los clientes y retrasos en el pago; 
• El impacto generado resulta en pérdida de recepción, insatisfacción del cliente y necesidad de ajustes manuales constantes; 
• Para evitarlo, es necesario utilizar sistemas que integren las relaciones contractuales en el empleo, automatizando la aplicación de valores y condiciones previamente acordados. 

1. Faltas en la aplicación de impuestos y tasas

• El transporte de cargas está sujeto a una tasa tributaria compleja, que varía según el modo, origen/destino y tipo de mercancía. La aplicación incorrecta de alícuotas u omisión de impuestos puede dar lugar a cobros erróneos y hasta a penalizaciones físicas; 
• Impacto gerado incorre en risco de auditorias, multas y reprocessamento de faturas; 
• Para evitarlo, es importante utilizar herramientas que actualicen automáticamente las tarifas tributarias, garantizando la conformidad con la legislación vigente. 

1. Falta de integración entre setores 

• Para que el fraude se produzca de forma precisa, es esencial que los datos de transporte, entregas y costes adicionales estén alineados con la información financiera. Las empresas que operan con sistemas aislados acaban teniendo fallos inconsistentes y necesidad de correcciones frecuentes; 
• El impacto generado se traduce en errores en la emisión de notas físicas, desorganización financiera y aumento del tiempo de procesamiento de las deudas;  
• Para evitarlo, se recomienda invertir en plataformas que consoliden toda la información en un único entorno, garantizando que los datos permanezcan sincronizados entre las distintas sedes. 

1. Cálculo incorrecto de frecuencias y servicios adicionales 

• El precio del transporte puede incluir una serie de tasas variables, como pediatría, transporte adicional, seguros y reajustes por combustible. Si estos valores no se introducen correctamente en el contrato, las aseguradoras pueden sobrevalorar o subvalorar los servicios prestados; 
• Impacto gerado resulta en perjuicio financiero por valores cobrados incorrectamente y riesgo de desgaste en la relación con los clientes; 
• Para evitarlo, es necesario implantar sistemas que automaticen el cálculo de frecuencias e impuestos variables, eliminando la necesidad de ajustes manuales y garantizando la transparencia en la precisión. 

Como podemos percibir, evitar errores en la ejecución no es sólo una cuestión de organización, sino también de eficacia operativa y competitividad.. Sin duda, las empresas que aún se enfrentan a estos retos necesitan revisar sus procesos y buscar soluciones más inteligentes para reducir los fallos y optimizar el flujo financiero.

En la próxima sección abordaremos principales beneficios directos da redução desses erros e como isso impacta nos resultados das empresas do setor de Transporte e Logística.

Ventajas de la reducción de errores con SAP S/4HANA 

En Transporte y Logística, el fraude no es sólo un proceso administrativo, sino también una un compromiso fundamental para la seguridad financiera y la previsibilidad operativa. Esto se debe a que los errores en los cierres generan pérdidas, aumentan los costes y pueden comprometer la credibilidad de la empresa ante clientes y socios.

Pero cómo minimizar estos fallos y garantizar un proceso más eficiente? La respuesta está en la tecnología avanzada y en la integración inteligente. SAP S/4HANA proporciona.

SAP S/4HANA es una plataforma de gestión empresarial (ERP) desarrollada por SAP, líder mundial en tecnología de la información. En permite procesar datos en tiempo realoptimizando la toma de decisiones y la automatización de procesos críticos, como el procesamiento logístico.

Al contrario que los ERP tradicionales, SAP S/4HANA integra los distintos sectores de la empresa en una única plataforma operativa en tiempo real.eliminando la información desagregada y reduciendo los riesgos operativos. Con esta solución, los transportistas y operadores logísticos garantizan una mayor precisión, control financiero y conformidad normativa en el cumplimiento. Más información a continuación.

Precisión y agilidad en la gestión financiera logística

El futuro logístico implica cálculos complejosque requieren tener en cuenta valores de coste, impuestos adicionales, tributos y retribuciones contractuales específicas. Cuando estos procesos se realizan manualmente o con sistemas fragmentados, las posibilidades de error aumentan significativamente.

Un problema común es que las empresas que aún dependen de plantillas o sistemas aislados se enfrentan a dificultades para garantizar que el funcionamiento refleje correctamente los servicios prestados, generando divergencias y la necesidad de correcciones constantes.

Al entrar en la cena, SAP S/4HANA automatiza y centraliza todos los datos de faturación, garantizando que cada faturación se gestione en base a datos actualizados y fiables. De este modo, la emisión de datos se hace más rápida, transparente y libre de erroresevitando retrasos y disputas comerciales.

Reducción de costes con retención y sanciones físicas

Los errores en la fabricación no son sólo inconvenientes: también suponen costes reales para la empresa. Cualquier fallo incorrecto requiere tiempo extra de análisis, ajustes y reprocesamiento.además de poder dar lugar a retrasos en la recepción y a sanciones físicas.

De esta forma, el impacto financiero directo es múltiple y se traduce en pérdidas por errores físicos, desgaste en la relación con los clientes debido a cobros erróneos y mayor coste operativo con el reembolso.

Como solución, entra la plataforma SAP S/4HANA, que integra datos tributarios y actualiza automáticamente los datos físicosgarantizando la total conformidad con la legislación vigente y eliminando los riesgos de incoherencia.

Además, la reducción del retrabajo libera al equipo para actuar de forma más estratégicaoptimizando el funcionamiento y garantizando una mayor eficiencia financiera.

Visión unificada y mayor control del proceso de fabricación

En el sector logístico, distintas áreas deben trabajar de forma sincronizada para garantizar un cumplimiento preciso. Sin embargo, muchas empresas aún operan con sistemas descentralizadosen los que la información física, operativa y financiera no está debidamente conectada.

De este modo, se produce una desalineación entre las sedes; falta de actualización en tiempo real y dificultad para auditar procesos que pueden generar discrepancias en las cifras, comprometiendo la fiabilidad de los datos financieros. fiabilidad de los datos financieros.

¿Qué hace SAP S/4HANA en este caso? En integra toda la información relevante en un único entornogarantizando que todos los sectores, desde el financiero hasta el de transporte, trabajen con datos unificados y coherentes. Esta visión centralizada mejora la previsibilidad financierareduce los riesgos operativos y permite una planificación estratégica más asertiva.

En la próxima sección, conoceremos buenas prácticas para minimizar los errores en la ejecución utilizando SAP S/4HANA, garantizando que las empresas aprovechen al máximo esta tecnología para optimizar los procesos y aumentar la eficiencia financiera. ¡Acompáñanos!

Funcionalidades de SAP S/4HANA que mejoran el rendimiento logístico 

En el sector del Transporte y la Logística, el cumplimiento debe ser preciso, ágil y muy fiable. Cualquier error puede tener repercusiones financieras, físicas y operativas, afectando a los márgenes de beneficio, la previsibilidad de la caja y la relación con los clientes.

Para responder a esta necesidad, SAP S/4HANA destaca como una solución sólida, integrada y preparada para optimizar los procesos financieros y logísticos. Vamos a explorar sus principales funciones ¿transforman el futuro logístico?

1. Automatización completa del proceso de faturamento

• Muchas empresas aún realizan el cumplimentado manualmente o utilizan sistemas fragmentados, lo que genera errores de recorrido, retrabajo y retrasos en los recibos; 
• SAP S/4HANA automatiza todo el proceso de facturación, desde la entrada de los pedidos hasta la emisión final de las facturas, garantizando la coherencia entre valores, contratos y tributos aplicados; 
• Así es posible eliminar los procesos manuales y los riesgos de error humano;
• Agiliza el ciclo de maduración, reduciendo los retrasos y mejorando el flujo de caja; 
• Padronizar las cobranzas, garantizando que todas las retribuciones contratadas se apliquen correctamente.

1. Cálculo inteligente de impuestos y tarifas logísticas

• El setor de Transporte lida con uma carga tributária complexa e variável, dependendo do modal, destino e tipo de mercadoria transportada. La aplicación incorrecta de alíquotas puede generar conflictos físicos, multas y necesidad de reprocesamiento de grasas; 
• SAP S/4HANA aplica automáticamente las tarifas tributarias más actualizadas, garantizando la conformidad fiscal y evitando errores en la facturación de impuestos; 
• Así es posible reducir los riesgos físicos, evitar multas y sanciones reglamentarias; 
• Calcular automáticamente impuestos como ICMS, PIS, COFINS, ISS y otros impuestos aplicables al sector de la logística; 
• Aplicar correctamente las regras fiscais regionais e incentivos tributários, garantindo que a empresa não pague mais do que o necessário.

1. Monitorización y auditoría inteligente de fallos

• Las empresas que no disponen de una sólida campaña de consulta y auditoría de facturas se enfrentan a problemas recurrentes, como valores incorrectos, facturas duplicadas o cobros que no se corresponden con los servicios prestados;  
• SAP S/4HANA cuenta con módulos avanzados de auditoría, que revisan las facturas antes de enviarlas al cliente, identificando incoherencias en tiempo real; 
• De este modo, es posible reducir la necesidad de reprocesamiento de grasas y emisión de notas físicas complementarias; 
• Verifica automáticamente inconsistencias entre contratos, pedidos y valores faturados; 
• Mejorar la fiabilidad financiera y fortalecer la relación con los clientes. 

1. Automatización de contratos y condiciones comerciales

• Las empresas logísticas trabajan con distintos contratos y tablas de precios, a menudo negociados individualmente con cada cliente. Si estas tarifas no se integran en el sistema de facturación, existe un gran riesgo de que se produzcan cobros indebidos;  
• SAP S/4HANA permite la configuración automatizada de los contratos, garantizando que cada cliente quede satisfecho según los términos previamente acordados; 
• Además, es posible aplicar de forma automática tarifas comerciales personalizadas para cada contrato; 
• Ajústalo dinámicamente según el volumen transportado, la sazonalidad o el índice de combustible; 
• Reducir el riesgo de accidente por error manual o fallo en la comunicación entre proveedores. 

1. Relatos predictivos e indicadores de rendimiento (KPI)

• Las empresas que no controlan sus indicadores financieros a tiempo real acaban descubriendo fallos en la financiación a pesar de los impactos financieros directos;  
• SAP S/4HANA ofrece análisis predictivos y cuadros de mando interactivos que permiten a los gestores detectar fallos antes de que se conviertan en problemas críticos; 
• Por lo tanto, es posible identificar tendencias de error y fallos en el procesamiento basándose en datos reales; 
• Generar relatos inteligentes que evalúen el rendimiento del faturamento y propongan mejoras; 
• Realiza un seguimiento continuo de indicadores como el tiempo medio de faturamiento, la tasa de error y el índice de faturamiento correcto en la primera tentativa. 

Con estas funcionalidades avanzadas do ERP SAP S/4HANA, as empresas de Transporte e Logística conseguem eliminar falhas operacionais, otimizar a emissão de faturas e garantir total conformidade fiscal. Pero, para que estas ventajas se aprovechen al máximo, es esencial adoptar estrategias eficientes dentro de la plataforma.

En la próxima sección abordaremos cuáles son las mejores prácticas para utilizar SAP S/4HANA.

Algunas prácticas para minimizar los errores con SAP S/4HANA

Apenas contar con tecnología avanzada no es suficiente si los procesos internos no están bien estructurados. 

Pensando en ello, a continuación destacamos cinco buenas prácticas esenciales para que las empresas minimicen los fallos y garanticen un funcionamiento más ágil, integrado y seguro con SAP S/4HANA para Transporte y Logística:

1. Estruturar y dirigir el proceso de maduración:

• Las empresas que no tienen un flujo de trabajo estresado acaban generando incoherencias entre los ajustes, retrasos y errores de recorrido. Sin patrullaje, cada equipo puede seguir procedimientos diferentes, aumentando la probabilidad de fallos; 
• Antes incluso de implantar SAP S/4HANA, es fundamental mapear y estructurar cada etapa del proceso, garantizando que toda la información esté sincronizada entre los distintos proveedores; 
• Para solucionarlo, es necesario definir un flujo operativo claro para la obtención y emisión de grasas; 
• Crea listas personalizadas para calcular impuestos, tarifas e impuestos adicionales dentro del sistema; 
• Automatizar los procesos de validación, reduciendo la necesidad de conferencias manuales. 

2. Automatización y configuración inteligente de impuestos y tarifas:

• El sector del transporte se rige por distintos regímenes tributarios, tarifas dinámicas y tarifas contractuales específicas, lo que puede dar lugar a fallos en la aplicación de impuestos o valores incoherentes en la empresa; 
• SAP S/4HANA automatiza el cálculo de impuestos y tarifas logísticas, garantizando que todas las transacciones se ajusten a la legislación vigente; 
• Para solucionarlo, es necesario configurar reglas físicas automatizadas, evitando fallos humanos en la aplicación de tributos; 
• Integra las tablas de tarifas y extras directamente en el sistema; 
• Supervisar los cambios normativos para actualizar las reglas físicas de forma proactiva. 

3. Garantizar la integración total entre talleres:

• Cuando las áreas de Finanzas, Transporte y Operaciones trabajan de forma aislada, la empresa se enfrenta a problemas con datos descentralizados, divergencias de valores y retraimiento en la emisión de facturas; 
• SAP S/4HANA permite centralizar toda la información en tiempo real, garantizando que los valores creados reflejen exactamente los servicios prestados; 
• Para solucionarlo, es importante crear una estructura centralizada de faturamento, que evite fallos por desalinhamento entre setores; 
• Utilizar cuadros de mando y relatos financieros, garantizando una mayor transparencia y control sobre el proceso;
• Establecer turnos de entrega automatizados, eliminando discrepancias entre pedidos y facturas. 

4. Auditoría contínua para reducir errores antes de la emisión de la factura:

• Muchas empresas sólo identifican errores tras el envío de la factura al cliente, lo que genera retrasos, disputas comerciales y la necesidad de refinanciación; 
• SAP S/4HANA permite implantar procesos de auditoría continua dentro de SAP S/4HANA, garantizando comprobaciones automáticas y análisis de datos en tiempo real antes de la emisión de la factura; 
• Para resolverlo, es importante establecer reglas automáticas de validación, identificando las incoherencias antes de la emisión de la factura; 
• Definir responsáveis por auditoria interna, que podem revisar faturas com base nos relatórios do SAP S/4HANA; 
• Utilizar la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para prevenir fallos y corregir errores.

5. Capacidad contínua del equipo y seguimiento de indicadores:

• Muchas empresas invierten en tecnología, pero no capacitan adecuadamente a sus equipos, lo que compromete el uso eficiente de SAP S/4HANA y mantiene los fallos operativos en el cumplimiento; 
• SAP S/4HANA garantiza que todo el equipo comprenda el funcionamiento del ERP y sus mejores prácticas mediante tratamientos continuos y el acompañamiento de KPI estratégicos; 
• Para solucionarlo, es necesario entrenar a los colaboradores para que utilicen correctamente los módulos de faturamento y cumplimiento fiscal; 
• Crear documentación interna, manuales y playbooks, patronizando procesos dentro de SAP S/4HANA;
• Monitorizar indicadores de rendimiento (KPIs), como la tasa de faturamento correto en primera tentativa. 

Con la adopción de padrones eficientes, la integración entre talleres y la capacitación continua de los equiposlas empresas del sector pueden superar los retos y garantizar un trabajo más seguro, previsible y sin errores.

Cast group Soluciones: experiencia para transformar el futuro logístico 

En Grupo Cast Solucionessabemos que una gestión logística precisa e integrada es esencial para garantizar la eficiencia operativa, la conformidad fiscal y la previsibilidad financiera. Por ello, implantar SAP S/4HANA va mucho más allá de la tecnología: exige personalización, integración y una estrategia bien estructurada para eliminar errores y optimizar procesos.

Con nuestra experiencia, ayudamos a las empresas del sector de Transporte y Logística a: 

• Automatizar e integrar el procesoreduciendo los fallos manuales y garantizando que cada fatura refleje los servicios prestados;
• Configurar reglas físicas y contractuales en SAP S/4HANA, asegurando la conformidad tributaria y eliminando riesgos financieros;
• Capacitar equiposGarantizando que el sistema se utiliza de forma estratégica para maximizar la eficiencia;
• Proporcionar soporte continuopara que la operación funcione sin interrupciones y con la máxima productividad;
• Solución Fiscal Complementaria (SOFICOM)creada para automatizar la gestión fiscal y tributaria, totalmente integrada en SAP S/4HANA.

Si tu empresa busca un cumplimiento logístico más eficiente, seguro y escalable, podemos ayudarte. Nuestra experiencia en el sector y nuestro enfoque estratégico garantizan una implantación de SAP S/4HANA centrada en resultados reales. Converse con uno de nuestros especialistas y descubra cómo transformar sus procesos financieros ¡con tecnología y eficiencia!

Conclusión

Os desafíos del cumplimiento logístico y los errores recurrentes pueden afectar a la eficacia operativa, generar custos desnários e comprometer a previsibilidade financeira de las empresas del sector del Transporte y la Logística.

A lo largo de este artículo, identificamos las principales causas dessas falhas, from the lack of integration between setores até problems na aplicação de impostos e tarifas. También destacamos las ventajas del ERP SAP S/4HANAque se consolida como la solución tecnológica ideal para reducir los errores en la facturación, garantizando una mayor precisión, automatización y conformidad fiscal. Además, presentamos algunas prácticas para optimizar el uso de este sistemacomo la gestión de procesos, las auditorías continuas y la capacitación del equipo.

Con un mercado cada vez más dinámico y exigente, es indiscutible que la adopción de soluciones tecnológicas y procesos estructuradosque han dejado de ser diferentes y se han convertido en una necesidad para las empresas que buscan eficiencia, control financiero y competitividad. ¿Tu negocio aún no cumple esta transformación? Si tu respuesta es "no", ahora es el momento de actuar para no caer en el olvido.