¿Qué es la gestión de existencias?

A gestión de inventario es una actividad esencial para cualquier empresa que trata con productos físicos.

Se trata de un conjunto de prácticas e estrategias destinadas a el control y la organización de los artículos almacenadoscon el fin de garantizar un abastecimiento adecuado, reducir costes, optimizar el espacio y la eficacia operativa.

La gestión de inventarios se refiere al proceso de planificación, controlar e seguimiento el los niveles de existencias de la empresa.

Esto implica equilibrar la cantidad de productos almacenados con la demanda de los clientes, evitar tanto la escasez como el exceso de mercancías, optimizar el uso del espacio de almacenamiento y mejorar la eficacia operativa y los procesos logísticos.

DESTACADOS:

Una gestión eficaz de las existencias es fundamental para el éxito empresarial.

Permite a la empresa satisfacer más rápidamente las necesidades de los clientes, reducir los costes de almacenamiento y evitar pérdidas por productos obsoletos o caducados.

Tipos y categorías de existencias

Dentro de la gestión de existencias, es importante comprender los diferentes tipos y categorías de existencias que puede tener una empresa.

Esta distinción es importante para un control más preciso, que permita a la empresa adoptar estrategias específicas para cada tipo de mercancía. He aquí algunas de las principales:

Tipos de existencias

Existencias de materias primas: Son los materiales básicos necesarios para fabricar los productos finales. Estas existencias comprenden los artículos que aún pasarán por el proceso de fabricación y son fundamentales para garantizar una producción continua e ininterrumpida.

Existencias de productos en curso: Representan productos que se encuentran en distintas fases de fabricación. Estos artículos aún no están terminados, pero ya han iniciado el proceso de producción. Es importante controlar este tipo de existencias para evitar cuellos de botella en la producción.

Existencias de productos acabados: Se refiere a los productos que ya han sido finalizados y están listos para ser comercializados o distribuidos a los clientes. Controlar este tipo de existencias es esencial para satisfacer la demanda de los clientes con rapidez y eficacia.

Existencias de piezas de recambio: Se trata de artículos utilizados para el mantenimiento y la reparación de productos ya vendidos a los clientes. Disponer de este tipo de existencias es crucial para garantizar un buen servicio posventa y la satisfacción del cliente.

Categorías de existencias

Stock de seguridad: Se trata de una cantidad adicional de productos mantenidos como reserva para hacer frente a incertidumbres en la demanda o posibles retrasos con los proveedores. Las existencias de seguridad tienen la función de evitar la escasez de mercancías y garantizar la continuidad de las operaciones.

Stock estacional: Se refiere a productos cuya demanda varía significativamente en distintos momentos del año, como en fechas conmemorativas o temporadas concretas. La gestión de este tipo de existencias requiere una previsión cuidadosa para satisfacer la demanda durante los picos estacionales.

Stock obsoleto: Son productos que han perdido su utilidad o demanda en el mercado, ya sea por cambios tecnológicos, tendencias u otros factores. Es necesario controlar y evitar las existencias obsoletas para que no representen pérdidas para la empresa.

Stock en tránsito: Corresponde a los productos que están en movimiento, ya sea entre distintos almacenes de la empresa o durante el proceso de transporte a los clientes. Es importante controlar y gestionar este stock para garantizar que llega a su destino final.

Comprender los tipos y categorías de existencias es esencial para que una empresa aplique estrategias de gestión eficaces y optimice el uso de sus recursos.

¿Por qué es esencial la gestión de existencias para su empresa?

La gestión de existencias es una práctica esencial que va mucho más allá del simple control de la cantidad de artículos almacenados. 

En este tema, exploraremos las razones por las que la gestión de inventarios es tan importante y cómo influye positivamente en el rendimiento empresarial de forma integral.

Atención al cliente eficaz 

Una de las principales razones por las que la gestión de existencias es esencial es su influencia directa en la capacidad de una empresa para satisfacer las demandas de los clientes con rapidez y eficacia. Unas existencias bien gestionadas garantizan que los productos estén disponibles siempre que los clientes los necesiten, evitando la frustración causada por la falta de artículos en stock.

Reducción de costes y residuos

Una gestión adecuada de las existencias también ayuda a reducir costes y minimizar el despilfarro financiero. Al evitar el exceso de existencias, la empresa evita costes de almacenamiento innecesarios y preserva el capital que de otro modo se gastaría en bienes ociosos. 

Además, una gestión eficaz evita la acumulación de productos obsoletos o caducados, lo que reduce las pérdidas financieras.

Optimizar el espacio de almacenamiento

Mantener un stock desorganizado puede llevar a un mal uso del espacio físico disponible para el almacenamiento. Una gestión eficaz de las existencias permite organizar y ordenar mejor los productos, optimizando el espacio y permitiendo a la empresa almacenar más artículos sin necesidad de ampliar sus instalaciones.

Planificación estratégica: 

La gestión de inventarios desempeña un papel esencial en la planificación estratégica de una empresa. A partir de la información sobre la demanda pasada y futura, es posible predecir qué productos tendrán mayor salida en determinadas temporadas, lo que permite planificar las compras con mayor precisión y prepararse mejor para los acontecimientos estacionales.

Evitar pérdidas y daños 

Una gestión eficaz de las existencias también está directamente relacionada con la reducción de pérdidas y daños en los productos. Controlando rigurosamente la entrada y salida de mercancías, es posible identificar y corregir problemas como pérdidas, robos y daños, evitando pérdidas significativas para la empresa.

Toma de decisiones basada en datos 

Con un sistema adecuado de gestión de inventarios, la empresa tiene acceso a datos precisos y actualizados sobre el rendimiento de las existencias y el flujo de mercancías. Esto permite a los directivos tomar decisiones basadas en información concreta, en lugar de basarse en suposiciones o corazonadas.

La gestión de existencias es esencial para su empresa porque garantiza un flujo continuo de productos a los clientes, reduce costes, optimiza recursos, permite una planificación estratégica más eficaz y evita pérdidas innecesarias. 

En el próximo tema, hablaremos de cómo SAP ERP puede ser una herramienta fundamental para mejorar la gestión del inventario y conseguir estas ventajas de forma aún más eficaz.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de inventarios con SAP ERP?

El uso del sistema ERP en la gestión de inventarios ofrece numerosas ventajas que pueden aumentar la eficacia operativa y la competitividad de una empresa..

Exploremos a continuación las principales ventajas de SAP ERP.

Compruébalo.

Integración y normalización de los datos y procesos relativos a las existencias

Una de las principales ventajas de utilizar SAP ERP para la gestión de inventarios es la integración y estandarización de datos y procesos relacionados con el control de mercancías..

El sistema ERP de SAP funciona como una plataforma centralizada que conecta todos los departamentos implicados en la gestión de inventarios, proporcionando una visión holística y coherente de la información.

La centralización de la información en SAP ERP significa que todos los datos relevantes para las existencias se almacenan en un único sistemalo que elimina la necesidad de disponer de hojas de cálculo y sistemas independientes para los distintos sectores. Esto evita la duplicación de información y reduce la probabilidad de errores causados por discrepancias en los datos.

Otra ventaja es actualización de la información en tiempo real. La integración del inventario con SAP ERP permite registrar las transacciones al instante, manteniendo los datos actualizados en todo momento. Esto garantiza que los directivos y empleados tengan acceso a información precisa en tiempo real, lo que les permite tomar decisiones más asertivas.

Mejorar la calidad y fiabilidad de la información sobre existencias

La gestión de inventarios con SAP ERP ofrece una mejora significativa de la calidad y fiabilidad de la información relacionada con el control de existencias.

Con un sistema integrado y normalizado, la empresa puede contar con datos precisos y actualizados, esenciales para tomar decisiones asertivas y para el buen funcionamiento de las operaciones.

Una de las principales ventajas es la eliminación de repeticiones e errores manuales.

SAP ERP automatiza muchos de los procesos de registro y seguimiento de inventariosreduciendo la necesidad de intervención manual y, en consecuencia, minimizando los errores humanos. Con menos repeticiones y actividades manuales, la calidad de los datos mejora sustancialmente.

Otra ventaja es actualización de la información en tiempo real. Las transacciones de existencias se registran en el sistema SAP ERP en tiempo real, lo que garantiza que la información esté siempre actualizada.

Esto permite a directivos y empleados acceder al instante a datos fiables y actualizados, lo que facilita el seguimiento de las actividades de stock.

SAP ERP también mantiene un registro detallado de todos movimientos de existenciasdesde la recepción de materias primas hasta la expedición de productos acabados. Esto proporciona una pista de auditoría completa que garantiza la transparencia y la precisión de los datos.

A normalización de la información sobre existencias es otro punto positivo. Con SAP ERP, la información se estandariza en toda la empresa, evitando la existencia de diferentes nomenclaturas o categorías para un mismo producto, lo que hace que los datos sean más claros y coherentes.

En general, la gestión de inventarios con SAP ERP mejora significativamente la calidad y la fiabilidad de la información de que dispone la empresa. 

Optimizar el rendimiento de las existencias y la eficacia operativa

El uso de SAP ERP para la gestión de inventarios proporciona una serie de ventajas que redundan en la optimización del rendimiento y la eficacia operativa de las existencias de la empresa. Con funciones avanzadas y una visión integradaSAP ERP permite mejorar los procesos, reducir costes e mejorar la productividad..

Uno de los aspectos cruciales es la planificación de la demanda y las existencias. SAP ERP ofrece herramientas que permiten analizar con mayor precisión la demanda de los clientes y sus pautas de consumo. 

Basándose en esta información, puede planificar las existencias de forma más estratégicaEsto ayuda a mejorar el servicio al cliente y a reducir los costes de almacenamiento.

Otro punto importante es el control de los plazos y las fechas de caducidad. Con la gestión de existencias en SAP ERP, la empresa puede controlar con precisión las fechas de caducidad de los productos almacenados. Esto permite una gestión más eficiente de los artículos perecederos, evitando pérdidas por caducidad y reduciendo costes con productos obsoletos.

A trazabilidad de los productos también se beneficia de SAP ERP. El sistema permite hacer un seguimiento de cada producto en stock, desde su origen hasta su destino final. Con información detallada sobre el historial de movimientos, es posible identificar y resolver rápidamente posibles problemas de calidad, agilizando los procesos y evitando pérdidas.

Además, SAP ERP ayuda a optimizar los niveles de existencias. Basándose en datos precisos y previsiones de la demanda, el sistema ayuda a definir los niveles ideales de existencias para cada producto. De este modo, se evita el exceso de existencias y la escasez, optimizando el uso de los recursos y reduciendo los costes de almacenamiento.

A ejora de los procesos logísticoss también notable la integración del stock con otros sectores, como ventas y compras, en el ERP de SAP. Esto agiliza los procesos logísticos, desde la recepción de materiales hasta la entrega de productos a los clientes, reduciendo los tiempos de ciclo y mejorando la eficiencia operativa.

¿Cuáles son las funcionalidades y características de SAP ERP para la gestión de inventarios?

SAP ERP ofrece una amplia gama de funciones y características orientadas específicamente a una gestión eficaz de las existencias. 

Con un enfoque integrado y global, el sistema permite un control preciso de las actividades de almacenamiento, desde la recepción de materias primas hasta la entrega de productos a los clientes. 

Consulte algunas de las principales funcionalidades y características de SAP ERP para la gestión de inventarios.

Planificación de la demanda y previsión de existencias

SAP ERP dispone de funciones de planificación de la demanda que utilizan datos históricos y tendencias del mercado para prever la demanda futura de productos. Basándose en estas previsiones, la empresa puede llevar a cabo una gestión de existencias más estratégica, evitando los excesos y garantizando que haya suficiente mercancía para satisfacer la demanda de los clientes.

Control de existencias en tiempo real 

Una de las principales ventajas de SAP ERP es el control en tiempo real de la información sobre existencias. El sistema registra todos los movimientos, actualizando los datos al instante. Esto proporciona una visión actualizada de los niveles de stock, permitiendo a los gestores tomar decisiones ágiles e informadas.

Gestión de múltiples existencias

Para las empresas con distintos almacenes o sucursales, SAP ERP ofrece funciones de gestión de existencias múltiples. Esto permite a la empresa tener una visión integrada de todas las existencias, lo que hace posible compartir productos entre distintas unidades y optimizar los recursos.

Control de plazos y vencimientos 

SAP ERP ofrece funciones de seguimiento de las fechas de caducidad de los productos en stock. Esto es especialmente importante para las empresas que trabajan con productos perecederos, ya que les permite identificar las mercancías que están a punto de caducar y tomar medidas preventivas para evitar pérdidas.

Optimizar el proceso de compra 

El sistema ayuda a optimizar el proceso de compra, permitiendo a la empresa realizar pedidos de reposición de forma más eficiente, teniendo en cuenta la demanda prevista y los niveles actuales de existencias. Esto ayuda a evitar la escasez o el exceso de productos en almacén.

Control de calidad y trazabilidad

SAP ERP dispone de funciones avanzadas para controlar la calidad de los productos en stock. Además, el sistema permite rastrear el origen y el historial de cada producto, desde que entra en stock hasta que sale para el cliente, lo que facilita la identificación de posibles problemas y la adopción de medidas correctoras.

Informes y análisis 

SAP ERP ofrece una amplia gama de informes y análisis relacionados con el inventario. Los gestores pueden obtener información detallada sobre el rendimiento de las existencias, el movimiento de productos, la rotación de existencias y otros indicadores relevantes. Estos informes son esenciales para tomar decisiones informadas y estratégicas.

Dicho esto, SAP ERP ofrece funcionalidades y recursos que hacen que la gestión de existencias sea más eficiente y eficaz. Desde la planificación de la demanda hasta el control de los plazos y las fechas de caducidad, el sistema proporciona una visión completa y actualizada de las existencias de la empresa, lo que permite una gestión más estratégica y una toma de decisiones basada en datos concretos.

¿Cómo implantar y optimizar la gestión de existencias con SAP ERP?

La implantación y optimización de la gestión de inventarios con SAP ERP requiere una planificación cuidadosa y un enfoque estructurado.

Esta transición es un proceso importante que implica integrar a las personas, los procesos y la tecnología para garantizar que la empresa obtenga el máximo beneficio de la herramienta. En este tema, exploraremos los pasos fundamentales para implantar y optimizar la gestión de inventarios con SAP ERP.

Sus requisitos y objetivos empresariales para la gestión de inventarios

Antes de empezar a implantar la gestión de inventarios con SAP ERP, es esencial identificar y comprender los requisitos y objetivos específicos de su empresa. Cada empresa tiene sus propias particularidades y necesidades únicas en lo que respecta a la gestión de inventarios, y estos elementos deben tenerse en cuenta para garantizar que la implementación sea exitosa y cumpla con las expectativas. En este subtema, cubriremos los principales puntos relacionados con los requisitos y objetivos que deben tenerse en cuenta al implementar la gestión de inventario con SAP ERP.

Estudiar los procesos actuales: El primer paso consiste en llevar a cabo un estudio exhaustivo de los procesos actuales de gestión de inventario de la empresa. Comprender cómo controla y gestiona el stock la empresa en la actualidad es esencial para identificar los puntos de mejora y las necesidades específicas que deberá satisfacer el ERP de SAP.

Identificar retos y problemas: El segundo paso consiste en identificar los principales retos y problemas a los que se enfrenta la gestión de existencias. Pueden ser la falta de información en tiempo real, las dificultades para identificar los productos, las pérdidas por productos caducados o cualquier otro obstáculo que afecte al rendimiento de las existencias. Este análisis permitirá alinear los objetivos de la implantación del ERP SAP con las necesidades reales de la empresa.

Establecimiento de objetivos claros: Establecer objetivos claros es esencial para guiar la implantación de la gestión de inventarios con SAP ERP. Los objetivos deben ser específicos, cuantificables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos (lo que se conoce como criterios SMART). Por ejemplo, podría proponerse reducir los tiempos de ciclo de los pedidos en X días o reducir las pérdidas por caducidad en un Y por ciento.

Considerar las particularidades del stock: Cada empresa puede trabajar con distintos tipos de stock, como materias primas, productos acabados o productos perecederos. Es importante tener en cuenta estas particularidades para garantizar que SAP ERP satisface las demandas específicas de cada categoría de stock.

Integración con otros sectores: La gestión de inventarios está muy influenciada por otras áreas de la empresa, como ventas, compras y logística. Por lo tanto, es esencial considerar la integración de SAP ERP con otros sectores para optimizar el flujo de información y garantizar una visión global del negocio.

Evaluación de los recursos y la infraestructura: Antes de iniciar la implantación del ERP de SAP, es importante evaluar si la empresa dispone de los recursos y la infraestructura necesarios para soportar el funcionamiento del sistema. Esto incluye la disponibilidad de hardware adecuado, capacidad de almacenamiento de datos y personal de soporte técnico.

Elección de la versión y los módulos de SAP ERP SAP ERP ofrece diferentes versiones y módulos con distintas funcionalidades. Es crucial elegir la versión y los módulos que mejor se adapten a las necesidades de gestión de inventario de su empresa. La ayuda de consultores especializados puede ser inestimable en este proceso.

Definición de métricas de éxito: Para garantizar la eficacia de la implantación, es imprescindible establecer las métricas de éxito que se utilizarán para evaluar los resultados alcanzados tras la utilización del ERP SAP en la gestión de inventarios. Estas métricas deben estar alineadas con los objetivos previamente establecidos.

Opciones y métodos de SAP ERP para la gestión de inventarios

SAP ERP ofrece diversas opciones y modalidades que permiten a las empresas elegir la solución más adecuada para satisfacer sus necesidades específicas de gestión de inventario. Estas opciones varían en cuanto a características, funcionalidades y complejidad, lo que permite a las empresas personalizar el sistema en función del tamaño y las particularidades del negocio. 

En este subtema, exploraremos las principales opciones y modalidades de SAP ERP para la gestión de inventarios.

SAP S/4HANA: SAP S/4HANA es la última versión de SAP ERP, construida sobre la plataforma de alto rendimiento SAP HANA. Esta opción ofrece una serie de funciones avanzadas para la gestión del inventario, como la planificación de la demanda en tiempo real, la trazabilidad de los productos y el control de los plazos y las fechas de caducidad. Además, SAP S/4HANA está altamente integrado, lo que permite una visión completa de las existencias y una toma de decisiones más informada.

SAP Business One: SAP Business One es una opción más asequible dirigida a las pequeñas y medianas empresas. A pesar de ser una solución más simplificada, SAP Business One ofrece funcionalidades esenciales para la gestión de existencias, como el control del nivel de existencias, el seguimiento de los productos y los informes de rendimiento. Esta opción es ideal para las empresas que buscan una solución más ágil con menores costes de implantación.

Gestión de Inventarios SAP: SAP Inventory Management es un módulo específico de SAP ERP dedicado exclusivamente a la gestión de inventarios. Esta opción es altamente personalizable y puede integrarse con otras soluciones ERP de SAP en función de las necesidades de la empresa. SAP Inventory Management ofrece funciones avanzadas de control de existencias, trazabilidad de productos e informes analíticos.

SAP Extended Warehouse Management (EWM): Para las empresas que tienen operaciones de almacenamiento complejas, SAP Extended Warehouse Management (EWM) es la opción más adecuada. Este tipo de ERP SAP está orientado a optimizar los procesos logísticos, la gestión de almacenes y el control avanzado de existencias. SAP EWM ofrece funciones avanzadas como la gestión de múltiples existencias y la integración con sistemas de automatización de almacenes.

Planificación empresarial integrada de SAP (IBP): SAP Integrated Business Planning (IBP) es una opción de planificación avanzada que permite a las empresas planificar y optimizar la gestión de inventarios de forma integrada con otras áreas del negocio, como ventas, producción y compras. Esta solución ofrece recursos de previsión de la demanda, planificación de la producción y control de existencias para garantizar una gestión más estratégica en línea con los objetivos de la empresa.

SAP ERP ofrece diversas opciones y modalidades para la gestión de inventarios, permitiendo a las empresas elegir la solución que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto. Antes de contratar, es importante evaluar cuál de ellas se adapta a la realidad de su empresa.

Y si busca un socio con amplia experiencia en la implantación de un ERP SAP en su empresa, puede contar con nosotros. 

Somos especialistas en la implementación de soluciones SAP en Brasil y en todo el mundo, con base en una asociación consolidada de más de 20 años de trabajo conjunto con SAP.

Desde la agroindustria hasta el sistema financiero, a lo largo de estas dos décadas hemos tenido la oportunidad de servir a una amplia variedad de sectores y diferentes necesidades empresariales con soluciones SAP.

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